Legge Privacy sulla videosorveglianza per negozi: facciamo chiarezza.
Le immagini catturate dalle telecamere risultano essere personali e non possono essere utilizzate indistintamente senza l’autorizzazione dei soggetti ripresi; secondo il garante della privacy è necessario garantire il giusto grado di riservatezza alla persona anche quando si trova in luoghi pubblici.
Ricordate sempre che la finalità degli impianti di videosorveglianza è la tutela e la sicurezza dell’esercizio commerciale e che non potete utilizzare questa tecnologia per controllare come lavorano i vostri dipendenti o che atteggiamenti assumono i vostri clienti.
Un sistema di videocamere potrebbe permettere di prevenire i furti o i danneggiamenti ma anche fornire maggior sicurezza a clienti e lavoratori. Le riprese, una volta analizzate dal datore di lavoro, potrebbero inoltre fornire preziose informazioni per migliorare le attività dal punto di vista organizzativo e sventare eventuali frodi.
Procedura da seguire per l’installazione
Per prima cosa è necessario comunicare all’ispettorato del lavoro la presenza di un impianto di video sorveglianza a circuito chiuso.
Per la tutela dei dipendenti è inoltre utile stipulare un accordo tra sindacato e azienda in merito alla presenza delle videocamere all’interno del negozio. Ricordate che in base all’articolo 4 è assolutamente vietato filmare i dipendenti a distanza salvo casi di sospetti atteggiamenti pericolosi o lesivi del patrimonio del negozio stesso.
Anche i clienti devono essere consapevoli della presenza dell’impianto ed è quindi obbligatorio apporre all’interno dell’esercizio commerciale dei cartelli chiari ed esaustivi a tal proposito, tramite una segnaletica visibile e riportante tutti gli elementi previsti dalla legge. L’obiettivo è quello di aumentare la sicurezza ed eventualmente migliorare il servizio ed è importante trasmettere questo messaggio ai clienti.
Posizione delle telecamere e caratteristiche delle riprese.
Per tutelare la privacy dei singoli è importante che gli telecamere siano puntate sugli scaffali e sulla merce in esposizione e che non siano posizionate in zone in cui si necessità di una certa privacy ( ad esempio nei camerini).
Non è consentito registrare suoni e voci pertanto le telecamere devono essere prive di microfono.
Le immagini devono essere distrutte nell’arco di 24 ore e possono essere conservate per un lasso di tempo più lungo solo in casi eccezionali. Per esempio durante i periodi di chiusura, quando vi è una specifica richiesta delle autorità giudiziarie, per verificare eventuali movimenti sospetti nei giorni precedenti qualora si sospetti un rischio di rapina, furto o frode.
Per allungare il periodo di conservazione delle immagini è necessario effettuare delle richieste specifiche, dopo aver effettuato una valutazione degli eventuali rischi.
Le riprese possono essere visionate solo dal titolare o da soggetti autorizzati da quest’ultimo che deve accertarsi della credibilità e dell’affidabilità di questi soggetti terzi.
Chi si occupa della visualizzazione delle immagini in tempo reale deve accedere tramite credenziali che ne definiscono il grado di accesso, per permettere lo svolgimento delle sole azioni di competenza del soggetto.
Come limitare i rischi
Per evitare problemi dovuti al mancato rispetto delle normative in essere e del GDPR (General data protection regulation) è bene che il servizio di videosorveglianza rispetti l’articolo 32. Questo fa si che si riducano notevolmente i rischi relativi alla visione non autorizzata dei filmati e alla diffusione impropria delle immagini.
Il titolare deve stabilire a priori chi si occuperà della visione delle riprese, a definire i ruoli in tema di videosorveglianza, ad appurare che le telecamere siano posizionate nel modo corretto e in posizioni coerenti con la normativa e a decidere con che modalità conservare le immagini.